Що вбиває продажі в державних закупівлях?

Андрій Кучеренко

Олександр Нікітенков, партнер юридичної компанії Правое дело і EasyTender, в гостях у Андрія Кучеренка розповів про робочу технологію підготовки пропозицій на тендер, яка дозволяє вигравати в 80% випадків.


До нас стали звертатися учасники публічних тендерів, які з якісним товаром вигравали за ціною, проте, їх пропозиції дискваліфікувалися за невідповідність вимогам тендерної документації. При чому це не було пов'язано з неправомірними діями замовників. Найчастіше причина була в тому, що вони самі щось зробили неправильно. Так у нас з'явилася послуга з підготовки тендерних пропозицій.

Технічно процес підготовки пропозиції в нашому випадку складається з таких етапів:

  1. Ми вичитуємо уважно тендерну документацію, формуємо перелік документів, які необхідні для подання тендерної пропозиції.
  2. Надаємо запит на ці документи і перевіряємо їх на відповідність вимогам замовника закупівлі.
  3. Готуємо тендерну пропозицію, віддаємо на підпис клієнту. Клієнт підписує, сканує, надсилає нам.
  4. Ще раз перевіряємо, щоб ніякий документ не загубився в моменті підписання.
  5. Під логіном і паролем клієнта завантажуємо на майданчик.

Головна запорука успішної підготовки тендерної пропозиції - це уважність:

! Дуже уважно читати і дуже уважно писати.

Наприклад, художню літературу можна читати по діагоналі, на цьому навіть побудовані принципи швидкочитання. А тендерну документацію та умови так читати не можна. Її треба читати по слову з усіма комами і з усіма символами і надавати цьому великого значення.

! Правило подвійного контролю. Подвійного, а іноді і потрійного.

Після того, як нами підготовлено тендерну пропозицію, ще до підписання документів клієнтом, інший співробітник вичитує ще раз умови і перевіряє підготовлені документи. Це так зване правило «двох рук», подвійного контролю, яке допомагає уникнути неуважності і дрібних помилок.

Розвинути всередині компанії цю функцію можна без проблем. На початкових етапах самостійно розібратися складно, адже часто тендерна документація складається з 20-60 сторінок незрозумілого для постачальника тексту. При цьому у нас багато прикладів, коли компанія починала роботу з нами, а в процесі клієнт бачив, як ми все це робимо, і тепер бере участь самостійно. Деякі навіть відкрили у себе тендерні відділи, а до наших послуг звертаються в разі особливо важливих / великих / складних закупівель.

У нашому випадку підготовка одного тендера займає до одного робочого дня. Півтори години піде в однієї людини на вичитку умов, півтори години - на вичитку умов у іншої людини. На підготовку самої тендерної пропозиції потрібно приблизно ще 2 години одній людині і трохи менше часу - на перевірку того, що було підготовлено. Виходить близько 7 годин робочого часу.

Вартість такої послуги нашими фахівцями становить кілька тисяч гривень. В середньому при закупівлі, наприклад, в 500-600 тисяч гривень це може становити близько одного відсотка від очікуваного контракту. Незважаючи на якісну підготовку документації в 20% випадків перемога все-таки відхиляється і треба йти захищатися в Антимонопольний. Тобто, в разі якщо учасник дав кращу ціну, у 8-ми з 10-ти випадків він оголошується переможцем.

8 з 10 тендерних пропозицій, які якісно підготовлені, в разі перемоги за ціною оголошуються переможцями без додаткових втручань АМКУ.

Ця статистика була б ще більш достойною. Справа в тому, що в основному клієнт користується нашими послугами, коли тендери складні, іноді, не будемо приховувати, прописані під певного постачальника. У такому випадку можуть бути нюанси навмисної дискваліфікації пропозиції. А якщо говорити в загальній масі, то можна домогтися і більших результатів - 95% випадків.

Підготовкою тендерної пропозиції не обов'язково повинен займатися юрист. В нашій команді на сьогоднішній момент 50% юристів, інші 50% - це співробітники, у яких є досвід роботи з державними закупівлями.

Юридична освіта часто необхідно для того, щоб розуміти загальну канву законотворчості в Україні, де знайти той чи інший нормативно-правовий акт, як його правильно читати. Тому якщо у нас готує тендер не юрист, він обов'язково звертається до нього, коли потрібно розібратися, про що йде мова. На практиці - це до 30% випадків. Тобто 70% тендерів можна готувати без залучення юриста.

Наприклад, у наших клієнтів, які відкрили свої відділи з підготовки тендерів, може бути внутрішній юрист in-house, але в тендерних відділах у 80% -х працюють не юристи.

Законно діючи і просто виконуючи те, що прописано в законодавстві, в тендерній документації і іноді оскаржуючи через АМКУ, можна досягати результатів.

Будьте уважні і успішних продажів!

Обговорити, посперечатися або просто поставить лайк можна на сторінці Tenderology. 

Закупівельний аудит
Все, що ви хотіли знати про аудит закупівель, але боялися спитати. Інтерв'ю з Мариною Треповою
Грошей нема? А якщо знайду?
3 поради юриста, що робити, коли державний замовник відмовляється платити.