Планування закупівель — Методи та інструменти

Андрій Кучеренко

У першій частині серії «Планування закупівель» ми розглянули ієрархію рівнів планування, у другій розібрались із плануванням запасів. Настав час для заключної статті циклу — методів та інструментів планування.

Візуальний контроль

Це - найпростіший метод. Ви визначаєте прості правила, за якими будь-хто в цеху, на складі чи в будь-якій іншій точці, де зберігаються запаси, може побачити необхідність нового замовлення. Наприклад:

1) На виробництві стоїть палета, з якої працівники набирають потрібну кількість матеріалу. Його споживання рівномірне, а термін поставки нової палети стабільний і становить не більш ніж 1/3 від часу споживання всієї палети.

У такому випадку ви встановлюєте фіксоване місце на складі для цієї палети, а на стіні за нею, на висоті ⅓, малюєте червону риску. Майстер цеху, коли бачить цю риску, повідомляє закупівельника про те, що вже час розміщувати нове замовлення.

2) У резервуарі зберігається речовина, яка автоматично споживається лінією виробництва. Як правило, на таких резервуарах є рівнемір (прозора трубка із поплавком), на якій так само можна намалювати риску.

Я бачив і більш прикольний метод, коли рідина (нетоксична) зберігалась у колодязі без рівнеміру. Раз на день туди заглядав майстер і кричав: «Замовляти тре-е-е-ба?». Якщо луна з колодязя йому відповідала: «Тре-е-е-ба…тре-е-е-ба», — він знав, що вже час :)

Перевагою таких методів є простота. Вони не вимагають автоматизації обліку й точності даних.

Точка дозамовлення (Reorder Point або ROP)

Цей метод базується на даних облікової системи. Для різних матеріалів встановлюються різні точки дозамовлення. Далі відповідно до інформації про поточні залишки система може генерувати замовлення автоматично чи це робить закупівельник вручну. Або в поєднанні, коли система автоматично генерує пропозицію, а людина її перевіряє й затверджує.

ROP вимагає не тільки наявності системи обліку запасів, але й точності даних. Якщо дані в систему потрапляють із запізненням, або містять великі похибки, автоматизація планування може принести більше шкоди, ніж користі.

Планування потреби в матеріалах (Material Requirements Planning або MRP)

Більш розумний, на мою думку, метод планування. Він добре працює в умовах дискретного (нерівномірного) споживання запасів. Як правило, застосовується під час планування виробничої сировини/матеріалів та запчастин для регулярних ремонтів.

Для функціонування системи MRP на виробництві вам потрібні декілька елементів:

1) План виробництва (на кожну окрему позицію).

2) Специфікації готової продукції та напівфабрикатів (Bill of Material). Простими словами, це складники конкретного продукту й необхідна кількість.

Наприклад, готова продукція — пляшка солодкої води. Вона складається з однієї пляшки, однієї кришки, однієї етикетки та півлітра солодкої води. Так само літр солодкої води складається із літра води і 100 грамів цукру.

3) Технологічна карта — тобто послідовність дій виробництва готової продукції та напівфабрикатів.

4) Стандартні строки поставки (Lead time) позицій, які закуповуються.

5) Залишки на складі.

З цих п’яти елементів система вирахує потребу в матеріалах, які необхідно закупити для виконання плану виробництва. Далі розкладе все це в часі відповідно з технологічними картами і строками поставок. 

Для планування ремонтів використовується близька модель, що базується на плані ремонтів, їхніх техкартах/регламентах різних типів і необхідних рівнях аварійного запасу запчастин.

Такий рівень автоматичного планування вже є ознакою більш дорослого підприємства. Він вимагає впровадження не тільки модулів обліку запасів, а й обліку виробничих процесів та/або так званого ЕАМ (Enterprise Asset Management) — системи управління активами (обладнанням).

Якість роботи такої системи ще більш чутлива до точності даних. Крім того, мова вже йде не тільки про залишки (матеріалів, напівфабрикатів і готової продукції), але і про так звані майстер-дані — довідники, технологічні карти, специфікації тощо.

Управління графіками поставок

Це додатковий набір інструментів, які впорядковують роботу закупівельника. Часто недостатньо просто визначити потребу в матеріалах, навіть із поправкою на строки поставок. Для якісного плану також потрібно врахувати зовнішні обмеження — спроможність логістики і правила розміщення замовлень у постачальників.

Деякі постачальники накладають ліміти на об’єми, наприклад, продають позиції повними залізничними цистернами. І якщо вам потрібна половина — це ваші проблеми, вам необхідно буде замовляти повну. Або деякі позиції постачальники відвантажують тільки раз на місяць. Отже, вашу потребу необхідно групувати відповідно.

Усе це також можна автоматизувати. Якісне впровадження автоматизації надає такі переваги:

  • збереже багато часу механічної роботи закупівельників/планувальників;

  • є запобіжником помилок, що викликані людським чинником;

  • оптимізує обсяг запасів. А в запасах можуть бути заморожені чималі кошти.

Висновок

Ми розглянули найбільш прості та поширені методи планування. Жоден із них не є фантастикою — це цілком стандартизовані інструменти, які довели свою практичність. Їх можна реалізувати на будь-якій системі, поширеній в Україні (SAP, ІТ-Ентерпрайз, 1С УПП).

Але зауважте, ці системи не можна просто купити, «включити в розетку» та отримати готовий інструмент. Впровадження такої функціональності значною мірою залежить від бажання підприємства, вкладених ресурсів, зокрема часу та зусиль працівників.

Що складніші інструменти планування, тим більше вони залежать від якості інформації (залишків і майстер-даних).

Але якщо ви подужаєте таке впровадження й наведете лад із даними, вплив на роботу і стабільність підприємства може бути дуже позитивним.

Обсудить, поспорить или просто поставить лайк можно на странице  Все будет диджитал :)

Обговорити, посперечатися або просто поставить лайк можна на сторінці Тендерології. Все буде Діджитал :)


Photo by Katarzyna Kos on Unsplash

Ділова розвідка
Як перевірити контрагентів у тендері та не натрапити на ризикового партнера чи навіть шахрая?
Планування закупівель – рівні планування
Планування закупівель – проблема для багатьох організацій. Але якщо не побудувати ефективного процесу планування, закупівельники майже завжди будуть працювати у режимі гасіння пожеж. І говорити в такому випадку про якусь ефективність процесу – марна справа. Починаємо розбиратись, що із цим робити.