По той бік тендерного майданчику

Редакція

Комерційні замовники розповіли про свої очікування і болі в тендерних процедурах, і дали рекомендації постачальникам, як готувати пропозиції, щоб вигравати.

На семінарі для постачальників Zakupki.Prom.ua в дискусійній панелі взяли участь фахівці із закупівель: Андрій Кучеренко (Tenderology.net) і Олександра Шеховцова (Raiffeisen Bank Aval). Основними тезами ми ділимося з вами.

Андрій Кучеренко

Закупник працює в умовах великого інформаційного навантаження: в електронній пошті одночасно листування з внутрішніми замовниками, які не можуть сформулювати вимоги, з постачальниками за всіма тендерами, повідомлення від електронних майданчиків і багато іншого.

Закупівельник може не знати чітко предмет закупівлі. Адже часто одна й та сама людина одночасно закуповує комп'ютерне обладнання, промислове обладнання, папір А4 і все що йому залетить від різних відділів компанії.

Тобто ми повинні враховувати, що наш замовник може не розуміти точно предмет закупівлі, у нього може бути складна комунікація з внутрішнім замовником і нерідко недостатньо мотивації. 

В таких умовах замовник отримує вашу пропозицію на тендер, яка часто містить неповну інформацію, застарілі дані, тощо. В ході практики я зібрав 5 шкідливих порад, як написати пропозицію, щоб програти тендер (про які ми писали раніше). Проте якщо їх значення розглянути зі зворотнього боку, це будуть рекомендації з культури комунікації в тендері, які допоможуть вам проявити компетентність і підвищити шанси на перемогу:

1. Підготуйте пропозицію з усією інформацією, що вимагається, у вигляді файлу, бажано одного. Якщо закупівельник буде пересилати його внутрішньому замовнику, нічого не загубиться.

2. Обов'язково вкажіть пряму контактну інформацію: поставте ім'я і прізвище людини, відповідального за тендер, бажано з фото. Це не Прозорро, в комерційних тендерах присутній певний елемент суб'єктивізму. І навіть психологічно, замовнику легше зателефонувати конкретній людині.

Іноді мені кажуть, якщо відкрито писати контакти менеджерів, їх зманять конкуренти. Але що гірше: боятися, що продавець стане багато продавати і його переманять (хоча якщо треба конкуренти і так його знайдуть), або краще він буде продавати мало, але залишиться?

3. Не полінуйтеся написати про продукт. Якщо є які-небудь сертифікати, напишіть "є сертифікати такі-то, надамо за запитом".

Якщо ви продаєте обладнання, і є відомі компанії, які його використовують, напишіть про це і вкажіть, що можете надати рекомендації. Для замовника це автоматично підвищить ваш статус за рахунок великих знакових клієнтів, у яких, як правило, набагато краще побудовані процеси закупівлі. А середній бізнес багато в чому на них рівняється.

4. Вкажіть достатньо інформації про компанію - офіційні статуси, клієнти (на інші ваші послуги/товари). Це буде говорити, що ви надійний постачальник, з вами можна мати справу.

5. І, будь ласка, зробіть пропозицію читабельною. Вкажіть в назві файлу ім'я вашої компанії і тієї, до якої його відправляєте. Використовуйте формат pdf — відкриється скрізь і не полетять шрифти, в ньому можна буде виділити і скопіювати мишкою потрібну частину. Сканувати не, напишіть, що оригінал буде надано на вимогу, якщо в тендерній документації не сказано інше. Нехай файл важить 1 Мгб, а не 12 Мгб, і т.д.

Звісно, є такі закупівельники, які знайдуть вас де б ви не ховалися, але за моїми спостереженнями, таких не так багато. Не створюйте для закупівельників квест в пошуках інформації про вас і ваш продукт, адже так ви вбиваєте свої продажі.

На майданчики приходять, багато в чому, в пошуку нових, якісних постачальників. Що і як ви розповісте про себе і свій продукт в тендерній пропозиції, швидше за все, визначить сприйняття про вас та ваші шанси на співпрацю.

Олександра Шеховцова

Що значить партнерство з боку закупівельника? Я займаюся закупівлями 10 років, за цей час закупівлі значно трансформувалися. Безумовно є компанії, у яких ця функція ще на стадії становлення, і вони оперують такими поняттями як «віджати постачальників». Але великі компанії все більше дивляться в бік стратегічної співпраці, яка позитивно впливає на бізнес з обох сторін.

Закупівельники і постачальники - НЕ опоненти, ми дві сторони, які покликані зробити бізнес кожної зі сторін краще.

Чого ми очікуємо від постачальників? - Що ви також розглядаєте співпрацю не як короткостроковий кейс, а дивитеся на неї стратегічно; ширше, ніж ті можливості, якими володієте тут і зараз.

Форма запиту. Я прихильник того, щоб форма запиту до клієнта була екологічною, економила час і ресурси, щоб постачальник захотів її заповнити і був в змозі це зробити оперативно.

Кожне питання до вас повиненно мати спосіб оцінки. Про це замовник повідомляє на початку, а якщо не повідомляє, питайте.

Ви маєте право задавати питання про стратегію тендера: це акредитація для можливої подальшої співпраці, це вибір єдиного постачальника або це поділ обсягу на кілька партнерів? Це одноразова закупівля або довгострокове співробітництво? Яке співвідношення комерційної та функціональної частини? Які критерії оцінки та їх вага? - це ваша шпаргалка, щоб розуміти, яким чином будувати свою пропозицію, на чому робити акценти.

Іноді не раціонально наперед планувати стратегію тендера. Аналітика першого туру може допомогти вибрати найбільш доцільну стретегії проведення наступних. А можливо вони і не будуть потрібні. Проте, якийсь план або регламент закупівельники мають, тому можна про це поцікавитися.

Типові помилки постачальника в очах закупівельника

1. Не давати конкретної відповіді. Закупівельникам найважче, коли важливо виміряти і порівняти «яблука з яблуками», а нам на запит відповідають «від ... і до ....», «за вашим бажанням» або інші загальні фрази. Так не поміряєш і не проаналізіруешь.

Перехід в деталі і листування може призводити до непрозорості процесу, це не зовсім правильно. Тому відповідаючи на запит, ваше завдання бути максимально конкретним. У вас завжди є можливість в процесі сесії зв'язатися із замовником і уточнити що мається на увазі і конкретно сформулювати пропозицію.

2. Не дотримання формату. Іноді постачальники, щось правлять у формі запиту, змінюють рядки, щось не заповнюють зовсім. Це також перетворюється в пропозицію, яку не порівняєш і призводить навіть до дискваліфікації, тому що знову є фактором непрозорості процесу.

3. Непунктуальність. Якщо з'являється запит від постачальника про пролонгацію сесії з об'єктивних причин, ми йдемо на це, і ці умови поширюються на всіх учасників. Але якщо всі натиснули і підготувалися, а один розслабився і просить пролонгацію, інші відчують несправедливість. Намагайтеся не призводити до цього.

4. "Отримати замовлення будь-якою ціною". Не загравайтеся на аукціонах, не давайте обіцянок, яких не можете виконати, не демпінгуйте. У великих компаніях це прецедент для дискваліфікації. Давайте правдиві обіцянки.

Підписати контракт, це не найважливіше у співпраці. Важливо - це наш напрацьований досвід і практика.

Для ефективної участі в тендері:

Виміряйте свою зацікавленість в тендері до того, як взяти в ньому участь. Коли постачальник погоджується на тендер, ми вкладаємо в нього зусилля, допомагаємо готуватися, а потім він просто не подає свою пропозицію. Це псує репутацію постачальника. Задайте питання, дайте свою експертизу, і якщо ви прийняли рішення, доведіть розпочате до кінця.

Будьте експертом на ринку. Ви здатні ввести закупівельника в свій предмет і більш того в силах вплинути на зміст запиту. Закупівельники справді бувають різні: мотивовані і не дуже, досвідчені і не досвідчені, тому я рекомендую взяти на себе фасилітацію цього процесу і бути активними.

Готуйте пропозицію відповідно до критеріїв оцінки і їх ваги. Якщо функціональна частина має пріоритет - концентруйтеся на ній. Коли ви знаєте, що на чолі стоїть ціна, сконцентруйте всі ресурси, щоб дати кращу ціну.

Будьте лояльні до стандартів клієнта. Якщо вас просять вислати скан або подати документ, вишліть. Всі питання і уточнення виносьте на передтендерний етап.

Взаємодія із замовником починається не з тендерного майданчика, а набагато раніше. Будьте активними, створюйте круглі столи, показуйте презентації, новинки. Якщо замовник звертається поза тендером із запитом ціни, не відмовляйте в експертизі.

Ви маєте право на розгорнутий зворотний зв'язок. Не в усіх замовників на це вистачає часу і усвідомленості. Але ви витратили свій ресурс, і якщо не виграли в тендері, маєте право знати чому. Беріть зворотний зв'язок, телефонуйте і обговорюйте, які у вас є зони зростання, над чим працювати, щоб в майбутньому результат був на вашу користь.


Довідка:

Андрій Кучеренко - один із засновників і ex- проектний менеджер Prozorro, розвивав комерційні закупівлі RIALTO, незалежний консультант з автоматизації та оптимізації закупівельних процесів.
Олександра Шеховцова - головний менеджер з операційних закупівель Raiffeisen Bank Aval, раніше — Philip Morris Ukraine.
Zakupki.Prom.ua - найбільша майданчик державних і комерційних торгів, проект групи компаній EVO.


Схожі статті: 

Заставте закупівельника страждати

Що вбиває продажі в державних закупівлях

Грошей нема? А якщо знайду?
3 поради юриста, що робити, коли державний замовник відмовляється платити.
Чому постачальникам треба стежити за розвитком еКаталогів
еКаталоги - пілотний проект Prozorro.  Проте в перспективі він може стати новим великим каналом продажів. Активним постачальникам варто їм цікавитись вже зараз. 5 причин чому.