Планування закупівель – запаси

Андрій Кучеренко

У першій частині цієї серії ми розглядали ієрархію рівнів, на яких відбувається планування. Тепер переходимо до більш практичних порад, які обговорювались у Клубі. В цій статті ми подивимось на запаси очима планувальника і визначимо інструменти планування, які можуть використовуватись в залежності від того, як ці запаси споживаються.

Є точка зору, що планування запасів – це не функція закупівельника, цим мусять перейматись виробництво, технічна служба (або служба Головного інженера), та інші внутрішні замовники. І що достатньо налаштувати процес подання заявок у прокьюремент, щоб задачу можна було вважати вирішеною. Безумовно, така точка зору має право на життя, але її поділяють не всі. Зокрема, її не поділяють наші спікери.

Ми не будемо спрощувати собі життя у питаннях планування. Краще ми спростимо життя під час виконання плану :) Адже далеко не всі запаси заслуговують того, щоб на них оформлювати заявки. В деяких випадках закупівельники самі можуть визначати потребу і діяти самостійно. 

Подивимось в деталях, які бувають запаси. 

Нормовані запаси рівномірного споживання

Такі запаси  споживаються постійно і відносно рівномірно. Звичайно, навіть у цій групі запасів бувають піки і спади, але їх вплив відносно незначний. 

Планування таких запасів найпростіше і не вимагає складних систем.  Для поповнення таких запасів можуть використовуватись інструменти “Точка дозамовлення” (Reorder Point або ROP) та “Візуальний контроль” (Visual Inventory Control). І заявки на закупку тут може не бути – закупівельники самі можуть визначати потребу. Про ці та інші інструменти поговоримо у наступній статті цієї серії

Нормовані запаси дискретного споживання

Такі запаси споживаються не рівномірно, а в залежності від того, що саме і в яких кількостях буде вироблятись, за умови, що сировина і матеріали для різних продуктів відрізняються. Особливо яскраво це видно у випадках виробництва на замовлення (Make to Order або MTO) або, ще більше, розробки на замовлення (Engineer to Order або ETO).

Також до цього типу належать запчастини, які необхідні для планово-попереджувальних ремонтів (ППР). Це ремонти, які здійснюються по плану, рекомендованому виробником. Найпростішим прикладом є планове техобслуговування автомобіля, коли точно відомо, що на такому-то кілометражі необхідно міняти фільтр салона, а на такому-то замінити масло у коробці передач.

Заявки на закупівлю тут важливі, але їх створення може виконуватись автоматично. Для цього потрібні вже більш складні інструменти планування, такі як Планування потреби в матеріалах (Material Requirements Planning або MRP), управління графіками поставок та інші. Про це ми теж детально поговоримо у наступній статті.

Аварійні запаси

З назви зрозуміло, що це запаси, які утримуються на випадок аварії обладнання. Розмір запасів цього типу визначається рішенням керівництва, в залежності від того, наскільки вірогідною є аварія, наскільки довго може простоювати обладнання  і наскільки великими будуть втрати у цьому випадку. Такі запаси можуть бути різними:

  • запчастини, які дозволять швидко усунути аварію;
  • внутрилінійні запаси, тобто додаткові запаси напівфабрикатів, які дозволять виробництву продовжувати безперебійну роботу у випадку аварії на якісь конкретній лінії; 
  • додаткові запаси готової продукції.  Зрозуміло, що цей буфер є найдорогшим видом аварійних запасів, але по-перше, його простіше за все розраховувати, по-друге він страхує і від незапланованого зростання попиту.  Головне стежити за термінами придатності, якщо вони обмежені.

Запчастини для таких запасів закуповуються через заявочну кампанію, а про закупівлю сировини та матеріалів для внутрішньолінійних запасів та запасів готової продукції ми вже поговорили вище.

Обмінний фонд

Використовується для ремонту обладнання. Деякі вузли чи агрегати лежать на складі і чекають виходу із ладу своїх братів і сестер :) У такому випадку технічна служба бере робочий вузол, за допомогою якого швидко вирішує проблему. А зламаний після цього ремонтує, якщо є така можливість, і повертає в обмінний фонд. У випадку, якщо вузол вже ремонту не підлягає, технарі формують заявку на закупівлю нового.

Таким чином, запаси цього типу закуповуються виключно за заявками.

Інше

Для запасів, по яких не можна порахувати норми, щоб застосовувати до планового обсягу операцій, наприклад плану виробництва, доводиться проводити заявочну кампанію. В такому випадку внутрішні замовники оцінюють необхідні їм ненормовані закупівлі і подають плани у прокьюремент.  Звичайно, мало хто здатен спланувати свої закупівлі на рік вперед і точно вгадати. Тому такі заявки, як правило, неодноразово коригуються протягом року і це нормально.

Це найменш прогнозований і контрольований метод планування, адже в ньому дуже велику роль грає людський фактор. Але, якщо через заявочну кампанію йдуть лише некритичні закупівлі, які не зупиняють та серйозно не впливають на роботу організації, то можливі проблеми у цих закупівлях можна вважати дрібними. 

Далі буде

У наступній статті поговоримо про інструменти планування і практику їх впровадження. 

Обговоримо?

Обговорити, посперечатись чи просто поставити лайк можна або на сторінці Тендерології та у групі Клубу Закупівельників. Краще за все – і там і там :) 

Чому постачальникам треба стежити за розвитком еКаталогів
еКаталоги - пілотний проект Prozorro.  Проте в перспективі він може стати новим великим каналом продажів. Активним постачальникам варто їм цікавитись вже зараз. 5 причин чому.
Закупівельний аудит
Все, що ви хотіли знати про аудит закупівель, але боялися спитати. Інтерв'ю з Мариною Треповою