Что убивает продажи в публичных закупках?

Андрей Кучеренко

Александр Никитенков, партнер юридической компании Правое дело и EasyTender, в гостях у Андрея Кучеренко рассказал про рабочую технологию подготовки предложений на тендер, которая позволяет выигрывать в 80% случаев.

К нам стали обращаться участники публичных тендеров, которые с качественным товаром выигрывали по цене, тем не менее, их предложения дисквалифицировались за несоответствие требованиям тендерной документации. При чем это не было связано с неправомерными действиями заказчиков. Зачастую причина была в том, что они сами что-то сделали не правильно. Так у нас появилась услуга по подготовке тендерных предложений.

Технически процесс подготовки предложения в нашем случае состоит из таких этапов:

  1. Мы вычитываем внимательно тендерную документацию, формируем перечень документов, которые необходимы для подачи тендерного предложения.

  2. Запрашиваем эти документы и проверяем их на соответствие требованиям заказчика закупки. 

  3. Подготавливаем тендерное предложение, отдаем на подпись клиенту. Клиент подписывает, сканирует, присылает нам. 

  4. Еще раз проверяем, чтобы никакой документ не потерялся в моменте подписания.

  5. Под логином и паролем клиента загружаем на площадку.   

Главный залог успешной подготовки тендерного предложения - это внимательность:

  • Очень внимательно читать и очень внимательно писать. 

Например, художественную литературу можно читать по диагонали, на этом даже построены принципы скорочтения. А тендерную документацию и условия так читать нельзя. Ее нужно читать по слову со всеми запятыми и со всеми символами и придавать этому большое значение. 

  • Правило двойного контроля.  Двойного, а иногда и тройного. 

После того, как нами подготовлено тендерное предложение, еще до подписания документов клиентом, другой сотрудник вычитывает еще раз условия и проверяет подготовленные документы. Это так называемое правило «двух рук», двойного контроля, которое помогает избежать невнимательности и мелких ошибок.

Развить внутри компании эту функцию можно без проблем. Из практики, на первоначальных этапах самостоятельно разобраться сложно. Так как часто тендерная документация состоит из 20-60 страниц непонятного для поставщика текста. При этому у нас много примеров, когда компания начинала работу с нами, а в процессе клиент видел, как мы все это делаем, и теперь участвует самостоятельно. Некоторые даже открыли у себя тендерные отделы, а к нашим услугам обращаются по особенно важным/крупным/сложным закупкам. 

В нашем случае подготовка одного тендера занимает до одного рабочего дня. Полтора часа уйдет у одного человека на вычитку условий, полтора часа — на вычитку условий у другого человека. На подготовку самого тендерного предложения нужно приблизительно еще 2 часа одному человеку и чуть меньше времени — на проверку того, что было подготовлено. Выходит около 7 часов рабочего времени.

Стоимость такой услуги нашими специалистами составляет несколько тысяч гривен. В среднем при закупке, например, в 500-600 тысяч гривен это может составлять около одного процента от ожидаемого контракта. Несмотря на качественную подготовку документации в 20% случаев победа все-таки отклоняется и надо идти защищаться в Антимонопольный. То есть, в случае если участник дал лучшую цену, в 8-ми из 10-ти случаев он объявляется победителем.

8 из 10 тендерных предложений, которые качественно подготовлены, в случае победы по цене объявляются победителями без дополнительных вмешательств АМКУ.

Эта статистика была бы еще достойнее. Дело в том, что в основном клиент пользуется нашими услугами, когда тендеры сложные, иногда, не будем скрывать, прописаны под какого-то определенного поставщика. В таком случае могут быть нюансы намеренной дисквалификации предложения. А если говорить в общей массе, то можно добиться и бОльших результатов - 95% случаев.

Подготовкой тендерного предложения не обязательно должен заниматься юрист. В нашей команде на сегодняшний момент 50% юристов, остальные 50% - это сотрудники, у которых есть опыт работы с публичными закупками.

Юридическое образование часто необходимо для того, чтобы понимать общую канву законотворчества в Украине, где найти тот или иной нормативно-правовой акт, как его правильно читать. Поэтому если у нас готовит тендер не юрист,  он обязательно к нему обращается, когда нужно разобраться, о чем идет речь. На практике – это до 30% случаев. То есть 70% тендеров можно готовить без вовлечения юриста.

Например, у наших клиентов, которые открыли свои отделы по подготовке к тендерам, может быть внутренний юрист in-house, но в тендерных отделах в 80%-х работают не юристы.

Законно действуя и просто выполняя то, что прописано в законодательстве, в тендерной документации и иногда обжалуя через АМКУ, можно достигать результатов.

Будьте внимательны и успешных продаж!

Обсудить, поспорить или просто поставит лайк можно на странице Tenderology.

Трансформация Prozorro - обзор нового функционала
Какие зменения произошли в публичной системе закупок за последние полгода рассказал на Александр Винницкий, заместитель генерального директора Prozorro по информационным технологиям.
Планирование закупок – уровни планирования
Планирование закупок – проблема для многих организаций. Но если не построить эффективного процесса планирования, закупщики почти всегда буду работать в режиме тушения пожаров. И говорить про какую-то эффективность или системность процесса закупок не приходится. Начинаем разбираться, что с этим делать.