Планирование закупок - Методы и инструменты

Андрей Кучеренко

В первой части серии «Планирование закупок» мы рассмотрели иерархию уровней планирования, во второй разобрались с планирования запасов. Пришло время для заключительной статьи цикла - о методах и инструментах планирования.

Визуальный контроль

Наиболее простой метод - визуальный. Вы определяете простые правила, по которым кто-либо в цехе, на складе или в любой другой точке, где хранятся запасы, может увидеть необходимость нового заказа. Например:

1) На производстве стоит паллета, с которой работники берут нужное количество материала. Его потребление равномерное, а срок поставки новой паллеты стабильный и составляет не более 1/3 от времени потребления всей паллеты.

В таком случае вы устанавливаете фиксированное место на складе для этой паллеты, а на стене за ней, на высоте ⅓, рисуете красную черту. Мастер цеха, видя эту черту, сообщает закупщику о том, что пора размещать новый заказ.

2) В резервуаре хранится вещество, которое автоматически потребляется линией производства. Как правило, на таких резервуарах есть уровнемер (прозрачная трубка с поплавком), на которой также можно нарисовать черту.

Я видел и более прикольный метод, когда жидкость (нетоксичная) сохранялась в колодце без уровнемера. Ежедневно туда заглядывал мастер и кричал: «Заказывать на-а-а-до?». Если эхо из колодца ему отвечало: «На-а-а-до...На-а-а-до», - он знал, что пора :)

Преимуществом таких методов является простота. Они не требуют автоматизации учета и точности данных.

Точка дозаказа (Reorder Point или ROP)

Этот метод базируется на данных учетной системы. Для различных материалов устанавливаются различные точки дозаказа. Далее согласно информации о текущих остатках система может генерировать заказы автоматически или это делает закупщик вручную. Или в сочетании, когда система автоматически генерирует предложение, а человек ее проверяет и утверждает.

Данный метод планирования требует не только наличия системы учета запасов, но и точности данных. Если данные в систему попадают с опозданием, или содержат большие погрешности, автоматизация планирования может принести больше вреда, чем пользы.

Планирование потребности в материалах (Material Requirements Planning или MRP).

Более умный, по моему мнению, метод планирования. Он хорошо работает в условиях дискретного (неравномерного) потребления запасов. Как правило, применяется при планировании производственной сырья / материалов и запчастей для регулярных ремонтов.

Для функционирования MRP на производстве нужны несколько элементов:

1) План производства (на каждую отдельную позицию).

2) Спецификации готовой продукции и полуфабрикатов (Bill of Material). Простыми словами, это составляющие конкретного продукта и необходимое количество.

Например, готовая продукция - бутылка сладкой воды. Она состоит из одной бутылки, одной крышки, одной этикетки и пол-литра сладкой воды. Так же литр сладкой воды состоит из литра воды и 100 граммов сахара.

3) Технологическая карта - то есть последовательность действий производства готовой продукции и полуфабрикатов.

4) Стандартные сроки поставки (Lead time) закупаемых позиций.

5) Остатки на складе.

Из этих пяти элементов система вычислит потребность в материалах, которые необходимо закупить для выполнения плана производства. Далее разложит все это во времени в соответствии с технологическими картами и сроками поставок.

Для планирования ремонтов используется похожая модель, базирующаяся на плане ремонтов, их техкарте / регламентах различных типов и необходимых уровнях аварийного запаса запчастей.

Такой уровень автоматического планирования уже является признаком более взрослого предприятия. Он требует внедрения не только модулей учета запасов, но и учета производственных процессов и / или так называемого ЕАМ (Enterprise Asset Management) - системы управления активами (оборудованием).

Качество работы такой системы еще более чувствительна к точности данных. Кроме того, речь уже идет не только об остатках (материалов, полуфабрикатов и готовой продукции), но и о так называемых мастер-данных - справочниках, технологических карт, спецификаций и тому подобное.

Управление графиками поставок

Это дополнительный набор инструментов, которые упорядочивают работу закупщика. Часто недостаточно просто определить потребность в материалах, даже с поправкой на сроки поставок. Для качественного плана также нужно учесть внешние ограничения - способность логистики и правила размещения заказов у поставщиков.

Некоторые поставщики накладывают лимиты на объемы, например, продают позиции полными железнодорожными цистернами. И если вам нужна половина - это ваши проблемы, вам необходимо будет заказывать полную. Или некоторые позиции поставщики отгружают только раз в месяц. В таком случае вашу потребность необходимо группировать соответственно.

Все это можно автоматизировать. Качественное внедрение автоматизации дает такие преимущества:

  • сохранит много времени механической работы закупщиков / планировщиков;

  • предохратит от ошибок, вызванных человеческим фактором;

  • оптимизирует объем запасов. А в запасах могут быть заморожены немалые средства.

Вывод

Мы рассмотрели наиболее простые и распространенные методы планирования. Ни один из них не является фантастикой - это вполне стандартизированные инструменты, которые доказали свою практичность.Их можно реализовать на любой системе, распространенной в Украине (SAP, ИТ-Энтерпрайз, 1С УПП).

Но заметьте, эти системы нельзя просто купить, «включить в розетку» и получить готовый инструмент. Внедрение такой функциональности в значительной степени зависит от желания предприятия, вложенных ресурсов, в частности времени и усилий работников.

Чем сложнее инструменты планирования, тем больше они зависят от качества информации (остатков и мастер-данных).

Но если вы осилите такое внедрение и наведете порядок в данных, влияние на работу и стабильность предприятия может быть очень позитивным.

Обсудить, поспорить или просто поставит лайк можно на странице Тендерологии. Все будет диджитал :)

Почему поставщикам стоит следить за развитием еКаталогов
еКаталоги - пилотной проект Prozorro. Несмотря на это в перспективе он может стать крупным каналом продаж. Активным поставщиком стоит им интересоваться уже сейчас. 5 причин почему.
Трансформация Prozorro - обзор нового функционала
Какие зменения произошли в публичной системе закупок за последние полгода рассказал на Александр Винницкий, заместитель генерального директора Prozorro по информационным технологиям.