По ту сторону тендерной площадки

Редакція

Коммерческие заказчики рассказали про свои ожидания и боли в тендерных процедурах и дали рекомендации поставщикам, как готовить предложения, чтобы выигрывать.

На семинаре для поставщиков Zakupki.Prom.ua в дискуссионной панели приняли участие специалисты по закупкам: Андрей Кучеренко (Tenderology.net) и Александра Шеховцова (Raiffeisen Bank Aval). Основными тезисами мы делимся с вами.

Андрей Кучеренко

Закупщик работает в условиях большой информационной нагрузки: в электронной почте одновременно переписка с внутренними заказчиками, которые не могут сформулировать требования, с поставщиками по всем тендерам, сообщения от электронных площадок и многое другое.

Закупщик может не знать четко предмет закупки. Ведь часто один и тот же человек одновременно закупает компьютерное оборудование, промышленное оборудование, бумагу А4 и все, что ему залетит от различных отделов компании.

То есть мы должны учитывать, что наш заказчик может не понимать точно предмет закупки, у него может быть сложная коммуникация с внутренним заказчиком и нередко недостаточно мотивации.

В таких условиях заказчик получает ваше предложение на тендер, которое часто содержит неполную информацию, устаревшие данные, и тому подобное. 

В ходе практики я собрал 5 вредных советов, как написать предложение, чтобы проиграть тендер (о которых мы писали ранее). Однако если их значение рассмотреть с обратной стороны, это прямые рекомендации по культуре коммуникации в тендере, которые помогут вам составить сильное предложение, проявить компетентность и повысить шансы на победу:

1. Подготовьте предложение со всей требующейся информацией в виде файла, желательно одного. Если закупщик будет пересылать его внутреннему заказчику, ничего не потеряется.

2. Обязательно укажите прямую контактную информацию: поставьте имя и фамилию человека, ответственного за тендер, желательно с фото. Это не Прозорро, в коммерческих тендерах присутствует определенный элемент субъективизма. И даже психологически, заказчику легче позвонить конкретному человеку.

Иногда мне говорят, что если открыто писать контакты менеджеров, их переманят конкуренты. Но что хуже: бояться, что продавец станет много продавать и его переманят (если надо конкуренты и так его найдут), или лучше он будет продавать мало, но останется?

3. Не поленитесь написать про продукт. Если есть какие-то сертификаты, напишите “есть сертификаты такие-то, предоставим по запросу”. 

Если вы продаете оборудование, и есть известные компании, которые его используют, напишите об этом и укажите, что можете предоставить контакты рекомендателей. Для заказчика это автоматически повысит ваш статус за счет больших знаковых клиентов, у которых, как правило, намного лучше построены процессы закупки, а средний бизнес во многом на них равняется.

4. Представьте вашу компанию, укажите официальные статусы, клиентов. Все это будет говорить о том, что вы надежный поставщик, с вами можно иметь дело. 

5. И, пожалуйста, сделайте предложение читабельным. Укажите в названии файла имя вашей компании и той которой его отправляете. Используйте формат pdf — откроется везде и не полетят шрифты, в нем можно будет выделить и скопировать мышкой нужную часть. Сканировать не надо, напишите, что оригинал будет предоставлен по запросу, если в тендерной документации не сказано другое. Пусть файл весит 1 Мгб, а не 12 Мгб, и т.д.

Есть, конечно, закупщики, которые, найдут вас где бы вы не прятались, но таких не так много. Не создавайте для закупщиков квест в поисках информации о вас и продукте, так вы убиваете свои продажи.

На площадки приходят, во многом, в поиске новых, качественных поставщиков. Что и как вы расскажете о себе и своем продукте в тендерном предложении, скорее всего, определит восприятие о вас и ваши шансы на сотрудничество.

Александра Шеховцова

Что значит партнерство со стороны закупщика? Я занимаюсь закупками 10 лет, за это время закупки значительно трансформировались. Безусловно есть компании, у которых эта функция еще на стадии становления, и они оперируют такими понятиями как «отжать поставщиков». Но крупные компании все больше смотрят в сторону стратегического сотрудничества, которое позитивно влияет на бизнес с обеих сторон.

Закупщики и поставщики - не оппоненты, мы две стороны, которые призваны сделать бизнес каждой из сторон лучше.

Что мы ожидаем от поставщиков? — Что вы также рассматриваете сотрудничество не как краткосрочный кейс, а смотрите на него стратегически; шире, чем те возможности, которыми располагаете здесь и сейчас.

Форма запроса. Я сторонник того, чтобы форма запроса клиента была экологичной, экономила время и ресурсы, чтобы поставщик захотел ее заполнить и был в состоянии это сделать оперативно.

Каждый вопрос к вам должен иметь способ оценкиОб этом заказчик сообщает в начале. А если не сообщает, спрашивайте. 

Вы вправе задавать вопрос о стратегии тендера: это акредитация для возможного дальнейшего сотрудничества, это выбор единого поставщика или это разделение объема на несколько партнеров? Это одноразовая закупка или долгосрочное сотрудничество? Какое соотношение коммерческой и функциональной части? Каковы критерии оценки и их вес? — это ваша шпаргалка, чтобы понимать, каким образом строить свое предложение, на чем делать акценты.

Иногда не рационально наперед планировать стратегию тендера. Аналитика первого тура может помочь выбрать самую целесообразную стретегию проведения последующих. А возможно они и не будут нужны. Тем не менее, какой-то план или регламент закупщики имеют, поэтому можно об этом поинтересоваться.

Типичные ошибки поставщика в глазах закупщика

Не давать конкретного ответа. Для закупщика самое трудное, когда нужно измерить и сравнить «яблоки с яблоками», а нам отвечают «от ... и до ....», «по вашему желанию» или другие общие фразы. Так не измеришь и не проанализируешь.

Уход в детали и переписки может приводить к непрозрачности процесса, это не совсем правильно. Поэтому отвечая на запрос, ваша задача быть максимально конкретным. У вас всегда есть возможность в процессе сессии связаться с заказчиком и уточнить что имеется в виду и конкретно сформулировать предложение.

Несоблюдение формата. Иногда поставщики, что-то правят в форме запроса, меняют строчки, что-то не заполняют совсем. Это также превращается в несравнимое предложение, вплоть до дисквалификации, т.к. снова приводит к непрозрачности процесса.

Непунктуальность. Если появляется запрос от поставщика о пролонгации сессии по объективным причинам, мы идем на это, и эти условия распространяются на всех участников. Но если все поднажали и подготовились, а один расслабился и просит пролонгацию, остальные почувствуют несправедливость. Старайтесь не приводить к этому.

“Получить заказ любой ценой”. Не заигрывайтесь на аукционах, не давайте обещаний, которых не можете выполнить, не демпингуйте. В крупных компаниях это прецедент для дисквалификации. Давайте правдивые обещания.

Подписать контракт, это не самое важное в сотрудничестве. Важно — это наш наработанный опыт и практика.

Для эффективного участия в тендере:

Измеряйте свою заинтересованность в тендере до того, как принять участие. Когда поставщик соглашается участвовать, мы вкладываем в него усилия и помогаем готовиться, а потом он просто не подает свое предложение. Это портит репутацию поставщика. Задайте вопросы, дайте свою экспертизу, и если вы приняли решение, доведите начатое до конца.

Будьте экспертом на рынке. Вы способны ввести закупщика в свой предмет и более того в силах повлиять на содержание запроса. Закупщики бывают разные: мотивированные и не очень, опытные и неопытные, поэтому я рекомендую взять на себя фасилитацию этого процесса и быть активными.

Готовьте предложение исходя из критериев и их веса. Если функциональная часть имеет приоритет - концентрируйтесь на ней. Когда вы знаете, что во главе стоит цена, сконцентрируйте все ресурсы, чтобы дать лучшую цену.

Будьте лояльны к стандартам клиента. Если вас просят выслать скан или подать документ, вышлите. Все вопросы и уточнения выносите на предтендерный этап. 

Ваше взаимодействие с заказчиком начинается не с тендерной площадки, а гораздо раньше. Будьте активными, создавайте круглые столы, показывайте презентации, новинки. Если заказчик обращается вне тендера с запросом цены, не отказывайте в экспертизе.

Вы имеете право на развернутую обратную связьНе у всех заказчиков на это хватает времени и осознанности. Но вы потратили свой ресурс, и если не выиграли в тендере, имеете право знать почему. Берите обратную связь, звоните и обсуждайте, какие у вас есть зоны роста, над чем работать, чтобы в будущем результат был в вашу пользу.


Справка:

Андрей Кучеренко — один из основателей и ex- проектный менеджер Prozorro, развивал коммерческие закупки RIALTO, независимый консультант по автоматизации и оптимизации закупочных процессов.

Александра Шеховцова — главный менеджер по операционным закупкам Raiffeisen Bank Aval, раньше — Philip Morris Ukraine.

Zakupki.Prom.ua — крупнейшая площадка государственных и коммерческих торгов, проект группы компаний EVO.


Похожие статьи: 

Заставьте закупщика страдать

Что убивает продажи в публичных закупках?

Не обжаловал - выполняй
Самые распространенные ошибки при обжаловании условий закупок и решений о победе в тендере
Планирование закупок - запасы
Во второй части серии, посвященной планированию закупок, мы разбираемся, какие типы запасов бывают, как они влияют на процесс планирования и может ли закупщик сам определять свои действия, не дожидаясь заявок.